Je vais partager avec vous une approche que j'ai testée et ajustée pendant des années pour retrouver du temps productif, tout en maintenant — et parfois en améliorant — la qualité de mes relations avec les équipes. L'idée n'est pas de vous imposer un planning idéal unique, mais de vous donner un cadre souple et des outils concrets pour construire un rythme hebdomadaire qui vous ressemble.

Pourquoi repenser son rythme hebdomadaire ?

La plupart des managers que je rencontre me disent la même chose : « je travaille beaucoup, mais je n'avance pas sur l'essentiel ». Le temps est là, mais il est morcelé entre réunions, emails, urgences et management de proximité. Repenser son rythme hebdomadaire, c'est viser deux objectifs complémentaires : récupérer des blocs de temps productif et préserver la qualité des relations avec l'équipe. Ces objectifs ne sont pas antagonistes — au contraire, mieux organiser son temps permet d'être plus disponible, plus présent et plus efficace avec les autres.

Le principe clé : blocs dédiés et temps relationnel intentionnel

Mon principe de base est simple : structurer la semaine autour de deux types de blocs.

  • Blocs de concentration : périodes longues et protégées (idéalement 90 à 120 minutes) dédiées au travail à haute valeur ajoutée — stratégie, rédaction, analyse, conception.
  • Temps relationnel intentionnel : moments dédiés au management humain — 1:1, feedback, coaching, rencontres informelles — avec une intention claire (écouter, décider, aligner).

    • En alternant ces deux types de blocs, on évite le piège d'une disponibilité permanente mais peu utile. J'ai constaté que quand je réserve mes disponibilités relationnelles, elles deviennent plus qualitatives : l'équipe sait quand me solliciter et obtient des réponses réfléchies.

    Comment organiser la semaine : un exemple de rythme

    Voici un exemple concret de semaine que j'utilise souvent comme point de départ. Adaptez-le selon votre contexte (équipes internationales, urgences fréquentes, etc.).

    Jour Matin Après-midi Soir
    Lundi Bloc de concentration long (2h) : planification hebdo et priorités Réunions d'équipe / alignement (1h) + temps opérationnel Emails légers / préparation
    Mardi Blocs de concentration (2 x 90min) 1:1 avec collaborateurs clés Temps libre / débriefs courts
    Mercredi Deep work (projet stratégique) Ateliers collaboratifs / réunions créatives Pas de travail tardif
    Jeudi Réservé aux urgences & décisions opérationnelles Visites terrain / rencontres informelles Récap hebdo
    Vendredi Temps relationnel : feedbacks, reconnaissance Revue des résultats & planification de la semaine suivante Dédier 1h pour se former ou se déconnecter

    Règles pratiques à appliquer dès cette semaine

  • Bloquez vos plages de deep work dans votre calendrier comme si c'était des réunions. J'utilise Google Calendar et Notion pour synchroniser mes blocs et laisser des notes rapides sur l'objectif du bloc.
  • Créez des fenêtres de disponibilité : 2 ou 3 créneaux par jour où l'équipe peut vous joindre pour des questions rapides. En dehors de ces fenêtres, privilégiez les messages asynchrones (Slack, email).
  • Préférez les 1:1 réguliers et courts (30 minutes) plutôt que des réunions longues et opportunistes. Ils gardent la relation fluide et évitent les urgences émotionnelles.
  • Fixez un jour « no meeting » partiel : pour beaucoup, mercredi ou mardi matin fonctionne bien. Cela crée un espace de respiration créatif.
  • Posez des règles d'urgence : ce qui constitue une vraie urgence et comment vous contacter (ex : appel direct, SMS avec tag). Ça évite les interruptions pour tout et rien.

    • Outils et rituels qui m'aident

    J'utilise quelques outils simples et rituels pour tenir ce rythme :

  • Google Calendar pour visualiser mes blocs et partager ma disponibilité.
  • Notion pour centraliser notes de réunion, décisions et tâches prioritaires.
  • Slack avec des canaux dédiés pour les urgences et pour les mises à jour asynchrones.
  • Un rituel quotidien de 10 minutes le matin : revue des 3 priorités du jour et envoi d'un court message d'alignement à l'équipe si nécessaire.

    • Comment maintenir la proximité avec l'équipe sans être omniprésent

    La proximité ne se mesure pas en heures passées côte à côte, mais en qualité des interactions. Voici ce que je pratique :

  • Des 1:1 structurés : chaque entretien commence par 5 minutes informelles, puis 20 minutes sur les sujets de fond, et 5 minutes sur les priorités de la semaine.
  • Rencontres informelles programmées : café hebdomadaire (physique ou virtuel) en petit groupe pour discuter non-agenda.
  • Feedbacks en temps réel mais concis : noter rapidement une observation et la transformer en action en 48 heures.
  • Transparence sur votre agenda : partager quand vous êtes en deep work pour montrer que votre indisponibilité a une finalité productive pour l'équipe.

    • Mesurer l'impact et ajuster

    Quelques indicateurs simples permettent d'évaluer si votre nouveau rythme fonctionne :

  • Nombre de blocs de concentration respectés par semaine.
  • Fréquence et qualité des 1:1 (satisfaction des collaborateurs).
  • Nombre d'interruptions non planifiées par jour.
  • Progression sur les objectifs stratégiques.

    • Chaque mois, je fais un point rapide : ce qui a marché, ce qui a été trop rigide, ce qui nécessite plus de disponibilité. Ajuster n'est pas un échec, c'est la condition du succès durable.

    Petites erreurs courantes à éviter

  • Ne pas communiquer les règles du jeu. Si l'équipe ignore vos plages, elle continuera à solliciter en permanence.
  • Confondre disponibilité et urgence. Être « always on » ne sert ni vous ni vos collaborateurs sur le long terme.
  • Ne pas protéger ses blocs personnels. Si vous cédez systématiquement, le rythme s'effondre.

    • Adopter un rythme hebdomadaire qui protège du temps productif sans sacrifier la relation avec votre équipe demande intention et pratique. En structurant vos journées autour de blocs de concentration et de temps relationnel intentionnel, en communiquant clairement et en mesurant l'impact, vous retrouvez non seulement du temps, mais aussi une qualité de présence qui profite à tous.